2023年总经理室专员的工作职责_总经理室专员岗位职责_总经理室专员职责及工作内容
总经理室专员工作职责描述范本,总经理室专员招聘条件要求会做什么,应聘总经理室专员需要做什么工作
总经理室专员需要做什么工作
总经理室专员工作职责
岗位职责：
一、综合管理
1.全面负责分公司的办公室行政工作；
2.组织制定分公司行政后勤工作的有关规章制度及流程细则，监督、检查执行情况；协助上级制定、修订行政部门岗位职责，指导下属完成相关工作任务；
3.协助部门主管编制分公司整体行政费用、行政部部门费用预算工作，合理控制费用使用情况，定期与财务部门通过滚动预算方式进行监控与调整；
4.负责制定行政后勤保障工作的有关规章制度及流程细则的工作；
5.负责分公司总经理室与部门之间的工作协调和信息回馈；
6.负责分公司总经理室日常接待工作；
7.负责审核、指导行政专员做好总经理室各项报销工作；
8.负责分公司行政类对外申报工作；
9.制订部门年度、月度工作目标、工作计划，监督工作计划的落实，撰写部门工作月报，汇总部门工作总结；
10.做好分公司对总公司、客户及外部政府部门的各项沟通事宜。
二、办公自动化
1.优化电子化公文管理系统，提高分公司对OA系统的使用质量；
2.监控OA公文各审批环节运转情况，保证公文流转的高效处理；
3.对领导批示的工作及公文办理工作进行催办督办；
4.协调OA事故应急处理情况。
三、档案管理
1.监督行政文件档案、合同档案的管理工作，监控档案管理流程、确保档案完整、系统和安全；
2.工商备案文件管理，负责公司印、信、证件的日常使用审核；
3.加强对分公司电子文件积累、鉴定、归档等工作，保证有保存价值的电子文件真实、完整、有效。
四、场地安全管理
1.负责办公场地日常运维的监管工作，监督物业工作服务质量，制定物业重大、紧急事件的应急处理方案；
2.掌握场地使用情况，协调、计划及落实场地所需各项费用支付；
3.负责分公司租赁车辆的管理工作，制定有关管理制度，监管车辆的各项费用支出，确保车辆安全出行；
4.负责分公司办公场地的安防管理工作，做好场地的三防一保工作以及对总公司有关安防制度进行落实。
五、采购及物品管理
1.就各部门提出的业务需求，从专业角度提出最好解决方案；
2.负责分公司办公设备、物品等的采购工作，严格遵守公司《集中采购及招标管理办法》；
3.负责行政采购工作合同的洽谈及签署工作；
4.指导行政专员对分公司设备、物品、库房的管理工作，不断完善有关管理办法；
5.负责分公司供应商管理及服务质量监管工作，定期对行政物品供应商进行重检及服务质量调查；
6.负责按照业务部门需求，对库房申请件使用情况进行监管、并负责库房采购组织工作及合同签署工作。
六、企业文化建设
1.负责制订分公司年度员工企文、工会活动计划及预算；
2.策划及组织分公司各项企业文化建设、企业文化宣传工作、员工文化活动工作；
3.按照工作计划落实各项文体活动，组织分公司全员有序开展各类参与性强的文体活动，包括：乒乓球比赛、台球比赛、全员性趣味活动等；公司各活动团体（如：羽毛球、篮球队、足球队）的费用申请、组织、报销及宣传工作；
4.对新入职员工进行企业文化培训；
5.配合分公司相关福利的发放实施；
6.配合总公司网站更新归纳、整理、提供相关内容，负责分公司发展史资料的整理和收集；
7.负责分公司文明标兵的评选及签批工作。
七、风险防范
1.遵守所在地的法例、各监管机构的法规或守则、总公司的方针政策、相关的风险管理政策与程序、以及相关的规章制度，评估及防范工作中潜在或存在的各类风险，并及时向上级及管理层汇报，并视情况不同制定相应的整改措施并跟进。
任职要求：
1.大学本科或以上学历，管理类相关专业优先；
2.6年以上行政工作经验，其中3年以上行政管理工作经验；
3.优秀的外联、沟通与公关能力，具备良好心理素质，能在压力下工作，并具备解决突发事件的应变能力；
4.较强的分析、解决问题能力，思路清晰，考虑问题细致、周到、全面；
5.具有很强的人际沟通、协调、组织能力以及高度的团队精神，责任心强，具备较熟练的中、英文文字输入能力；
6.熟悉香港管理文化和市场情况者优先考虑。